05 Março 2018 Dicas

Dicas de como planejar um novo escritório

Quais perguntas você deve fazer antes de reformar seu escritório.

Quando pensamos em reforma, pensamos também no que pode ou não ser mudado e isso faz parte de planejar. Cada planejamento, ou redefinição de espaço te ajuda a definir quais serão suas necessidades e objetivos. Mas, quais são as perguntas chave para organizar melhor esse projeto? Confira nossas dicas de perguntas e respostas que você deve fazer e ter antes de começar seu planejamento:

De quanto espaço eu preciso?

Espaço, provavelmente, vai ser um dos maiores obstáculos que você vai encontrar ao planejar o seu ambiente. Primeiro, é preciso calcular o número de funcionários que usam aquele determinado espaço e trabalhar o seu próprio estilo em cima desse ambiente. Por exemplo, um plano de escritório aberto vai demandar diferentes mudanças em comparação a um escritório com mesas separadas por baias ou por divisórias.

Já o espaço pessoal deve estar de acordo com a maneira com que sua empresa designa a hierarquia corporativa. Outra opção de definição de espaço é o tipo de trabalho exercido pelos funcionários. Por exemplo: se seus funcionários passam uma quantidade grande de horas de trabalho em suas mesas, você deve garantir que eles tenham seu espaço próprio, onde possam deixar alguns objetos. Dessa forma, eles se sentem mais confortáveis e familiarizados com o ambiente.

Em termos técnicos, você deve reservar entre 9 e 20m² de espaço no escritório para cada funcionário.

Como posso tornar o espaço mais flexível?

Escritórios com design flexível ganharam maior demanda nos últimos anos, o que faz todo o sentido. Em 2016, a Fast Company nomeou esse modelo como uma das melhores tendências em design para escritórios.

Espaços compartilhados podem parecer difíceis no início, especialmente porque muitas pessoas valorizam sua própria área de trabalho. À medida que mais pessoas se mudam para metrópoles superlotadas, como é o caso de São Paulo, espaço se torna um luxo, o que exige que gestores tenham muita criatividade ao planejar.

Considere um escritório modular, que pode se mover de uma sala para a outra, se encaixando de forma coesa com o design geral. Componentes empilháveis ​​(como cadeiras de escritório, ou armários e estantes de armazenamento) são ainda mais pragmáticos: economizam dinheiro e criam mais espaço para quando você precisar.

Pequenos espaços exigem planejamento, e mais: há como transformá-los em ambiente com design sofisticado e que se adeque à identidade da empresa.

Como proporcionar privacidade quando for necessário?

Plantas de escritórios abertos geralmente são colaborativas e podem trazem consigo outros problemas.

Muitos funcionários afirmam que o maior problema em um escritório com ambiente aberto e coletivo é a falta de privacidade. Por isso, é importante encontrar um equilíbrio ao planejar o espaço do escritório. Uma maneira de ter certeza disso, é fornecer um espaço no escritório que atenda a uma reunião privada. Seja ela interna ou externa, é importante ter um lugar mais reservado para eventos que exijam concentração. Atitudes como essa geram maior produtividade entre os funcionários.

Você pode ler mais sobre isso no nosso artigo Pessoas introvertidas – Como o design do escritório pode suportar suas necessidades.

O que o meu escritório têm a dizer sobre minha empresa?

O design do seu espaço fala muito sobre a própria cultura do seu escritório. Por exemplo, uma empresa como o Facebook tem um plano completamente aberto, que condiz com seu objetivo e estilo de trabalho. Diz muito sobre sua identidade também. Inspira fluidez e flexibilidade.

Companhias do futuro precisam pensar sobre o que sua empresa valoriza mais, e, em seguida, incorporar esses valores no layout do seu espaço. Considere sua cultura e o que seu escritório precisa dizer sobre ela. Assim, você chega na identidade visual do seu negócio, podendo criar e modelar um design e, com ele, escolher o melhor planejamento para o seu espaço.

Reflita: A imagem da sua empresa é divertida, casual ou mais conservadora?

Que tipo de comportamento eu gostaria que meus funcionários tivessem?

O espaço do seu escritório deve guiar o comportamento dos colaboradores enquanto estão no trabalho. Se a sua empresa incentiva a colaboração, tendo um plano mais aberto com pequenos espaços para reuniões formais e informais entre os funcionários, haverá mais produtividade.

Empresas que preferem que seus funcionários operem de forma autônoma, podem optar por escritórios fechados. Esses espaços garantem que ninguém seja perturbado. Essas empresas também devem designar salas de conferências para reuniões colaborativas.

Existem lugares confortáveis ​​para os funcionários trabalharem, socializarem e relaxarem?

Funcionários tranquilos são mais felizes e produtivos. É por isso que é importante que eles tenham um espaço para relaxar de vez em quando. Salas de descanso ou ambientes de descompressão são a opção ideal para que o espaço proponha conforto quando necessário. Em muitas empresas eles se tornaram uma norma.

São espaços casuais, que servem tanto para reuniões informais, socialização entre os funcionários, descanso e até um happy hour no fim do expediente. Eles mostram aos colaboradores que eles podem trabalhar e relaxar dentro da empresa. Consequentemente, a produtividade se tornará maior e melhor. É importante levar em consideração a importância desses espaços, ao invés de deixá-los em segundo plano.

Dica final: busque ajuda de um profissional

Em alguns casos, é melhor pedir ajuda a um profissional para solucionar determinadas questões.
Uma grande reforma pode acabar saindo pelas avessas, quando você pode simplesmente consultar um profissional antes de fazer alterações no seu ambiente de trabalho.

Considere falar com um profissional de planejamento de espaço antes. Desde a escolha dos móveis, até planejar salas de conferências e espaços abertos. Tudo isso é parte do trabalho que só um profissional pode oferecer. O profissional também garante que você receba as melhores alternativas, de acordo com o seu orçamento. Fazer valer o seu dinheiro é sempre a melhor opção!

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